Elke ondernemer krijgt vroeg of laat te maken met een klant die niet betaalt. Dit kan uw cashflow onder druk zetten en onnodige stress veroorzaken. Hoe zorgt u ervoor dat uw facturen toch betaald worden? Volg dit duidelijke stappenplan en vergroot de kans op een snelle betaling. Let op: Heeft u te maken met een consument? Dan gelden andere regels!
Stap 1: Controleer de factuur
Voordat u actie onderneemt, controleer of:
De factuur correct en volledig is (factuurnummer, specificatie, btw, betaaltermijn en betalingsgegevens).
De betaaltermijn hetzelfde is als in de voorwaarden of overeenkomst en de betaaltermijn verstreken is.
De klant eerder contact heeft opgenomen met vragen of bezwaren.
Tip: Voorkom misverstanden door betalingsvoorwaarden altijd schriftelijk vast te leggen in contracten en offertes.
Stap 2: Stuur een vriendelijke betalingsherinnering
Soms vergeet een klant simpelweg te betalen. Stuur daarom een eerste herinnering per e-mail zodra de factuur is vervallen (bij voorkeur op de eerste of tweede dag). Vermeld hierin:
Het openstaande bedrag en de factuurdatum.
De oorspronkelijke vervaldatum en een nieuwe redelijke betaaltermijn.
Uw contactgegevens voor eventuele vragen.
Voorbeeld betalingsherinnering:
Beste [klantnaam],
Mogelijk is het u ontgaan, maar wij hebben nog geen betaling ontvangen voor factuur [factuurnummer] van [datum]. Wij verzoeken u vriendelijk om deze binnen [x dagen] alsnog te voldoen.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam/bedrijfsnaam]
Stap 3: Neem telefonisch contact op
Blijft de betaling uit na de herinnering? Neem dan telefonisch contact op. Dit kan vaak effectiever zijn dan e-mails. Doe dit alleen als de factuur voldoende waarde vertegenwoordigt of wanneer het een goede klant van u is. Vraag de klant:
Blijf professioneel en begripvol, maar duidelijk over de betalingsverwachtingen. Wordt een betalingsregeling getroffen? Bevestig dit schriftelijk en vermeld dat bij niet-nakomen het volledige bedrag direct opeisbaar is.
Tip: Probeer maximaal twee belpogingen te doen. Geef in een terugbelverzoek aan dat u geen verdere pogingen onderneemt.
Stap 4: Stuur een aanmaning (ingebrekestelling)
Heeft de klant nog steeds niet betaald? Stuur dan een formele aanmaning. Hierin vermeldt u:
Dat de klant in verzuim is omdat de betalingstermijn is verstreken.
Een laatste kans om binnen een vaste termijn (bijvoorbeeld 7 dagen) te betalen.
Vermeldt dat de klant in gebreke is wanneer betaling weer uitblijft. Dit is een juridische term, die vereist is.
De mogelijke vervolgstappen als betaling uitblijft.
Eventuele extra kosten en rente die bij verdere vertraging verschuldigd zullen worden. Benoem hier wat in uw voorwaarden staat.
Tip: Voorkom misverstanden door betalingsvoorwaarden altijd schriftelijk vast te leggen in contracten en offertes.
Stap 5: Schakel een incassobureau in
Wanneer een klant na de aanmaning nog steeds niet betaalt, is het verstandig om een professioneel incassobureau in te schakelen. Dit biedt voordelen zoals:
Snelle en professionele aanpak: Incassobureaus beschikken over expertise en effectieve methodes om betalingen te innen.
Kostenbesparing: Een incassobureau is vaak efficiënter en goedkoper dan zelf blijven proberen.
Onpartijdigheid: Een incassobureau staat tussen partijen en kan eventueel bemiddelen.
(Juridische) kennis: Een incassobureau weet precies hoe te handelen binnen de wetgeving en welke juridische stappen mogelijk zijn.
Tip: Hoe sneller u een incassobureau inschakelt, hoe groter de kans op succesvolle inning. Een factuur jonger dan 3 maanden is vaak beter incasseerbaar.
