Betalingsproblemen kunnen een flinke impact hebben op de financiële gezondheid van uw bedrijf. Niet-betaalde facturen veroorzaken cashflowproblemen en brengen extra administratieve lasten met zich mee. Gelukkig kunt u deze risico’s beheersen met een proactieve aanpak. In deze blog delen we praktische adviezen om betalingsrisico’s te minimaliseren en uw financiële stabiliteit te waarborgen.
1. Duidelijke betalingsvoorwaarden opstellen
Voorkomen is beter dan genezen. Zorg ervoor dat uw betalingsvoorwaarden vanaf het begin duidelijk zijn, zowel voor uw klant als voor uzelf. Staan de betalingscondities in uw algemene voorwaarden? Controleer de betalingsvoorwaarden zelf op juistheid of laat ze beoordelen door een specialist. Goede afspraken voorkomen dat u bij problemen geen kosten of rente kunt vorderen.
Belangrijke elementen in betalingsvoorwaarden:
Betaaltermijn: Spreek een duidelijke termijn af, zoals 14 of 30 dagen na factuurdatum.
Betaalmethodes: Bied diverse opties zoals iDEAL, bankoverschrijving of automatische incasso.
Verzuimregels: Leg vast dat een klant bij overschrijding van de afgesproken betaaltermijn in verzuim is.
Incassokosten en rente: Benoem de hoogte van buitengerechtelijke incassokosten en de wettelijke (handels-)rente bij te late betaling.
Vooraf communiceren: Neem deze voorwaarden op in uw offertes, contracten en facturen zodat klanten weten wat ze kunnen verwachten. Verstrek altijd een exemplaar van uw voorwaarden.
Tip: Bespreek de betalingsvoorwaarden vooraf met uw klant. Dit voorkomt verrassingen en discussies achteraf.
2. Kredietwaardigheid controleren
Voordat u een samenwerking aangaat, is het verstandig om te onderzoeken of een klant financieel betrouwbaar is. Dit bespaart u later tijd en onbetaalde facturen.
Mogelijkheden om kredietwaardigheid te checken:
3. Tijdig en correct factureren
Een veel voorkomende reden voor betalingsachterstanden is een onduidelijke of incorrecte facturatie.
Zorg ervoor dat uw facturen:
Volledig en correct zijn (factuurnummer, datum, specificatie, btw, betalingsgegevens).
Duidelijke betaalinstructies bevatten.
Direct na levering worden verstuurd.
Grote bedragen telefonisch worden nagebeld om ontvangst en duidelijkheid te bevestigen.
Tip: Overweeg geautomatiseerde facturatie om fouten te minimaliseren en consistentie te waarborgen.
4. Actief betalingsgedrag monitoren
Herken tijdig signalen van betalingsproblemen en onderneem actie voordat facturen te lang openstaan. Dit kunt u doen door:
Vóór de vervaldatum een herinnering te sturen.
Bij uitblijvende betaling telefonisch contact op te nemen.
Een vast debiteurenbeheerproces in te stellen.
Tip: Heeft u geen tijd om debiteurenbeheer actief op te volgen? Overweeg dan om dit uit te besteden aan een incassobureau of gebruik gespecialiseerde software.
5. Betalingsafspraken goed vastleggen
Treft u een betalingsregeling waarbij uw klant in delen betaalt, let dan op het volgende:
Schriftelijke vastlegging: vastleggen van betaaldata en termijnbedragen.
Vermeld de vervalregeling: bij niet-nakoming wordt het volledige bedrag direct opeisbaar.
Geen eindeloze kansen geven: voorkom dat de regeling wordt uitgerekt met steeds nieuwe afspraken.
Tip: Laat u niet verleiden tot het eindeloos aanpassen van betalingsregelingen. Dit kan een tactiek zijn om de verplichting steeds verder uit te stellen.
6. Schakel tijdig een incassobureau in
Als een klant ondanks herinneringen niet betaalt, wacht dan niet te lang met het inschakelen van een incassobureau. Hoe langer u wacht, hoe kleiner de kans op succesvolle inning. Een professioneel incassobureau kan:
De communicatie met uw klant overnemen en een betalingsregeling treffen.
Efficiënt en juridisch correct druk uitoefenen.
Uw cashflow beschermen zonder de klantrelatie onnodig te schaden.
Bemiddelen tussen partijen bij een betalingsgeschil.
Tip: Hoe jonger de factuur, hoe groter de kans op succesvolle incasso. Wacht niet te lang met actie ondernemen.
